Alles over de Wet kwaliteit incassodiensten (Wki)

Wet kwaliteit incassodiensten

Het op 4 maart 2024 gepubliceerde Besluit kwaliteit incassodiensten waarin tevens bepaald is dat de Wet kwaliteit incassodiensten (Wki) op 1 april 2024 in werking treedt. Na aanleiding van deze wet dienen incassodienstverleners aan verschillende regels te voldoen, waaronder opleidingsvereisten.

Bekijk hier de opleiding Wet kwaliteit incassodiensten:

Opleiding Wki

1. Inleiding

Sinds mei 2022 geldt er een speciale wet voor incassodienstverleners. Dit is de Wet kwaliteit incassodiensten (hierna: Wki). Een incassobureau is verplicht zich in te schrijven in een landelijk incassoregister en heeft een vergunning nodig om incassowerkzaamheden te verrichten. Daarnaast moet voldaan worden aan bepaalde kwaliteits- en opleidingseisen. We staan stil bij de belangrijkste onderwerpen over de toekomstige manier van werken van een incassobureau. We baseren ons daarbij onder andere op de toelichting op het wetsontwerp en het Besluit. De Wki geldt ook voor een advocaat en een gerechtsdeurwaarder die zich toelegt op incassowerkzaamheden, zij het dat ze niet verplicht zijn zich in te schrijven in het incassoregister en niet verplicht zijn om deel te nemen aan cursussen en intervisiebijeenkomsten over het incasso-vak. Op 4 maart 2024 is het Besluit kwaliteit incassodiensten gepubliceerd. Daarin is tevens bepaald dat de Wki in werking treedt per 1 april 2024.

2. Aanleiding

De Wki is in het leven geroepen vanwege de soms slechte en kwalijke manier van werken van de commerciële buitengerechtelijke incassodienstverlening bij de inning van vorderingen. Misstanden die veelal ten koste gaan van de kwetsbare positie van schuldenaren moeten voorkomen worden. “Cowboys” die onterechte en niet-inzichtelijke vorderingen proberen te incasseren, moeten zoveel mogelijk geweerd worden tot de incassomarkt. In dit kader wordt volgens de nieuwe wet onder buitengerechtelijke incassowerkzaamheden verstaan: activiteiten ter verkrijging van voldoening buiten rechte van een vordering tot betaling van een geldsom. De werkzaamheden worden tegen betaling verricht. Te denken valt aan het zoeken van contact met de schuldenaar, het geven van informatie, het versturen van betalingsherinneringen, aanmaningen of ingebrekestellingen, het behandelen van door de schuldenaar ingediende verweer of het treffen van een afbetalingsregeling. Deze werkzaamheden kunnen ook uitsluitend intern van aard zijn waarbij geen contact met de schuldenaar wordt gezocht. Ook debiteurenbeheer, zelfs als dat in naam van de schuldeiser/opdrachtgever gebeurt, valt onder de definitie van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden (zie blz. 38 van de memorie van toelichting op het wetsontwerp 35733 onder alinea 11). Ter bevordering van de kwaliteit van een incassobureau ziet de Minister voor Rechtsbescherming toe op toezicht en handhaving van de voor de incassodienstverleners geldende wettelijke regels.

De in mei 2022 door het parlement aangenomen wet regelt onder meer het inrichten van een openbaar incassoregister. Hierin moeten incassobedrijven worden ingeschreven die voldoen aan de wettelijke vereisten. Zonder een (geschorste) registratie (vergunning) is het verboden buitengerechtelijke incassowerkzaamheden te verrichten of aan te bieden. Het incassobureau dient onder andere het registratiekenmerk (WKI-nummer) te vermelden bij de uitvoering van zijn werkzaamheden.

In de wet worden diverse onderwerpen open gelaten, althans ze worden pas bij of krachtens algemene maatregel van bestuur nader ingevuld. Het op de wet gebaseerd Besluit kwaliteit incassodiensten (hierna: het Besluit) geeft invulling aan de kwaliteitseisen zoals genoemd in art. 13 Wki, de tarieven voor de aanvraag van de registratie en voor de kosten van toezicht zoals genoemd in art. 20 Wki en de cumulatieregeling (art. 21 Wki). Op sommige punten worden de gestelde normen via een ministeriële regeling nog verder verfijnd. Voor deze opzet is gekozen om hiermee ruimte te geven voor verdere ontwikkeling en verduidelijking van professionele standaarden.

3. Reikwijdte

De wet is van toepassing als een in Nederland wonende natuurlijk persoon door een incassodienstverlener wordt aangeschreven om tot betaling over te gaan (van een vordering van een ander). Kortom, als de schuldenaar een natuurlijk persoon is, geldt de Wki. Dit is ook het geval als die natuurlijk persoon een ondernemer is en dus handelt in de uitoefening van zijn beroep of bedrijf. Hij is dan in privé aansprakelijk voor een betalingsverplichting en zijn schuldeisers zich kunnen verhalen op zijn privévermogen. Het gaat dan om een eigenaar van een eenmanszaak, een zzp-er of een vennootschap onder firma en diens vennoten (zie de artikelsgewijze toelichting, p. 27 van het Besluit). Ook de vanuit het buitenland werkende incassobedrijven moeten zich houden aan de Wki en zijn dus verplicht zich in te schrijven in het incassoregister. De nieuwe wet is niet van toepassing op het incasseren van eigen vorderingen door de schuldeiser zelf (zie blz. 8 van de memorie van toelichting op het wetsontwerp 35733 onder alinea 3.2.1). Zo is de Wki niet van toepassing op een Vereniging van Eigenaren die zelf de incasso ter hand neemt ~ en dit dus niet uitbesteedt aan een beheerder of een incassobureau ~ van de door de appartementseigenaren aan de VvE verschuldigde bijdrage. De wet ziet ook niet toe op de incasso van overheidsvorderingen, bijvoorbeeld het CJIB, omdat de overheid niet op commerciële wijze private incassowerkzaamheden verricht. Als een incassodienstverlener zich uitsluitend richt op het incasseren van vorderingen op rechtspersonen (B2B, business-to-business) is de Wki evenmin van toepassing.

Het is opmerkelijk dat volgens de memorie van toelichting op het wetsontwerp (p. 65) de Wki niet alleen betrekking heeft op de buitengerechtelijke incasso, maar ook op het incasseren van vorderingen waarvoor een veroordelend vonnis verkregen is. Het gaat immers  om soortgelijke werkzaamheden, namelijk het voldoen van een vordering proberen te bewerkstelligen zonder ambtelijke werkzaamheden uit te voeren. Een executiemedewerker die zich toelegt op de tenuitvoerlegging van een executoriale titel (bij een deurwaarders- advocaten- of incassokantoor) die een betalingsregeling treft met de schuldenaar nog vóór het betekenen van het vonnis of het treffen van een executiehandeling, is dus ook gebonden aan de kwaliteitseisen.

4. Verplichte inschrijving in het incassoregister per 1 april 2025

Art. 3 Wki regelt de inschrijving in het incassoregister. Een incassobureau en bedrijven die erop gericht zijn structureel vorderingen op te kopen (krachtens cessie) en vervolgens te incasseren, moeten zich inschrijven. Slechts ingeschreven organisaties mogen incasso-activiteiten verrichten. Het register is openbaar en kosteloos via een website in te zien. Naast een incassobureau kan een verplichte inschrijving ook gelden voor een factormaatschappij, een betaaldienstverlener of een krediet- en verzekeringsbemiddelaar die incassowerkzaamheden verricht. Screeningsautoriteit Justis beheert het register.

5. Advocaat of gerechtsdeurwaarder

Voor een advocaat en een (waarnemend, kandidaat- en toegevoegd) gerechtsdeurwaarder geldt de inschrijvingsplicht niet (art. 4 lid 2 Wki). Ze zijn immers bij hun incassowerkzaamheden gebonden aan hun eigen beroepsregels en toezicht die voortvloeien uit de Advocatenwet, respectievelijk Gerechtsdeurwaarderswet. Het toezicht op de naleving van de Wki door gerechtsdeurwaarders vindt plaats door het  Bureau Financieel Toezicht (BFT). Zo controleert het BFT of de gerechtsdeurwaarder is ingeschreven in het door de KBvG beheerde gerechtsdeurwaardersregister.

In het gerechtsdeurwaardersregister dient niet alleen vermeld te worden de naam van de (kandidaat-, toegevoegd- en waarnemend) gerechtsdeurwaarder, maar ook onder welke afwijkende naam of entiteit (rechtspersoon) de gerechtsdeurwaarder de buitengerechtelijke incassowerkzaamheden verricht.

6. Kwaliteitseisen

Art. 13 Wki regelt de kwaliteitseisen. Het gaat om eisen met betrekking tot de (1) vakbekwaamheid, (2) een inzichtelijke opbouw en specificatie van de vordering, (3) de communicatie en informatieverplichting richting schuldenaren, (4) een deugdelijke administratie en (5) een klachten- en geschillenregeling.

6.1. Vakbekwaamheid
De eis van vakbekwaamheid ten aanzien van buitengerechtelijke werkzaamheden wordt ingevuld door art. 2 van het Besluit. Het blijft bij een open norm, omdat de verdere invulling van de vakbekwaamheid nader wordt geregeld in een ministeriële regeling (art. 2.5 Besluit). Op die manier kan er worden ingespeeld op de verdere ontwikkelingen in de incassobranche. De vakbekwaamheidseisen gelden voor incassomedewerkers, operationeel leidinggevenden (degene die over inhoudelijke keuzes in het incassotraject instructies kunnen geven, ook als zij geen zeggenschap hebben in de onderneming of daarvan bestuurder zijn) en zelfstandigen zonder personeel. Een hiërarchisch bovengeschikte die geen bemoeienis heeft met de feitelijke incassowerkzaamheden valt niet onder de reikwijdte van het begrip operationeel leidinggevende. De eis van vakbekwaamheid geldt ook voor medewerkers van advocaten en gerechtsdeurwaarders, hun operationeel leidinggevenden en eventuele ingeschakelde zelfstandigen zonder personeel; een advocaat of gerechtsdeurwaarder zelf niet (zie art. 2.4 Besluit).

Wellicht geeft de ministeriële regeling antwoord op de vraag of de opleidingseis ook geldt voor een stagiair of een student die een afstudeerproject uitvoert; vooralsnog lijkt dit niet het geval.

De vereiste opleiding voor een incassomedewerker bestaat uit een MBO-3-opleiding (de vroegere Mavo). Voor een operationeel leidinggevende of zzp-er volstaat een MBO-4-opleiding (voorheen de Havo).

Wellicht geeft de ministeriële regeling antwoord op de vraag of een ongediplomeerde medewerker met aantoonbare jarenlange ervaring of een medewerker met een zeer oud (Mulo-)diploma ook aan de opleidingseis moet voldoen; zo ja, hoe alsnog aan het opleidingsvereiste voldaan moet worden.

Het personeel en de leidinggevende dienen eenmalig een verklaring omtrent het gedrag (VOG) te overleggen die niet ouder is dan drie maanden (art. 12 lid 1 Wki). Een medewerker die zuiver intern administratief werk doet en niet met schuldeisers of schuldenaren (telefonisch) in contact komt, hoeft niet te beschikken over een VOG. Een specifiek screeningsprofiel t.b.v. de VOG-aanvraag is niet nodig, zij het dat kan worden aangegeven dat de Wki een aanvraag nodig maakt.

Het lijkt erop dat een medewerker of leidinggevende die reeds op 1 april 2024 in dienst is ook een VOG moet kunnen overleggen. Wellicht geeft de ministeriële regeling hierover uitsluitsel.

Er moet jaarlijks ten minste een (interne of externe) cursus gevolgd worden over:

  • kennis over de relevante wetgeving (een actualiteitencursus);
  • omgang met mensen: de communicatie moet transparant, ondubbelzinnig, herkenbaar en correct zijn. Zo mag er geen oneigenlijke druk worden uitgeoefend jegens schuldenaren. In dit kader is het voor de gerechtsdeurwaarders raadzaam om jaarlijks een cursus te organiseren waarbij actuele tuchtuitspraken van de Kamer voor Gerechtsdeurwaarders worden behandeld.
  • de wijze van communicatie met de schuldenaar. Deze moet er in zorgvuldige, begrijpelijke en  heldere taal gecommuniceerd worden;
  • praktische vaardigheden met betrekking tot de incassowerkzaamheden.

Er moet jaarlijks een bijeenkomst worden bijgewoond over:

  • de actuele ontwikkelingen in de incassopraktijk en de daarop betrekking hebbende maatschappelijke normen. Deze normen gaan over de ethiek en mores van het incasso-vak, bijvoorbeeld de wenselijkheid van het aanbieden van een passende betalingsregeling. De vraag óf en in hoeverre de menselijke maat in de incassopraktijk moet worden toegepast, moet voortdurend gesteld worden in een twee keer per jaar te organiseren intervisiesessie of rondetafelgesprek tussen professionals (waaraan aldus ten minste één maal per jaar moet worden deelgenomen). Een incassodienstverlener, maar ook een advocaat of gerechtsdeurwaarder dient ten minste twee maal per jaar zorg te dragen voor het houden van zo’n bijeenkomst (art. 2.3 lid 2 van het Besluit). De bijeenkomst kan zowel intern als extern plaatsvinden.

Een incassomedewerker of operationeel leidinggevende ~ waaronder een stagiaire of afstudeerder ~ die minder dan zes maanden belast is of is geweest met incassowerkzaamheden is niet verplicht de kenniscursus en de normenbijeenkomst te volgen (art. 2.2 lid 4 Besluit). Op grond van het in art. 28 Wki genoemde overgangsrecht geldt de (bij)scholingsverplichting pas vanaf een jaar na inwerkingtreding van het Besluit (art. 10.1 Besluit). De begrippen “cursus” en “bijeenkomst” worden niet nader omschreven. In de Wki en het daarop gebaseerde Besluit is (nog) niet geregeld wie als docent mag fungeren en wat de kwaliteit van de cursus of bijeenkomst moet zijn. Bij ministeriële regeling kunnen de vakbekwaamheidsvereisten nader worden ingevuld.

6.2. Omschrijving van de vordering

Op grond van art. 3 lid 1 Besluit Wki moet aan de schuldenaar zo spoedig mogelijk, en daarna telkens als de schuldenaar erom vraagt, een schriftelijke beschrijving van de vordering tot betaling van een geldsom worden gegeven. Dit is noodzakelijk om de informatiepositie van de schuldenaar te versterken. Het moet voor de schuldenaar begrijpelijk en duidelijk zijn wat de herkomst en de hoogte van de oorspronkelijke vordering is. De beschrijving is schriftelijk, dat wil zeggen op papier of per e-mail. Lid 2 van hetzelfde artikel gaat er nader op in. De inhoud van een aanmaning dient zo mogelijk de volgende gegevens te bevatten:

a.         de naam, het woonadres en de woonplaats van de schuldenaar;

b.         de naam, het vestigingsadres, de vestigingsplaats en het (KvK-)nummer, bedoeld in art. 9 onder a van de Handelsregisterwet 2007 van de incassodienstverlener;

Het nummer zoals bedoeld in art. 9 onder a van de Handelsregisterwet betreft het KvK-nummer.

c.         de naam en het vestigingsadres van de schuldeiser;

Opmerkelijk is dat het adres van de schuldeiser, zelfs al is het een natuurlijk persoon, in de aanmaning genoemd moet worden; waarschijnlijk moet tevens de (statutaire) woonplaats van de schuldeiser worden vermeld in de aanmaning.

d.         het voorwerp en de titel van de verplichting tot betaling van de geldsom die ten grondslag ligt aan de vordering. Onder een titel van de vordering wordt verstaan of de vordering is ontstaan uit een overeenkomst, bijvoorbeeld koop of huur of dat de vordering is ontstaan uit een verplichting tot schadevergoeding. Met het voorwerp van de vordering is bedoeld de kern van de overeenkomst, bijvoorbeeld een telefonie-abonnement bij een specifiek telecombedrijf, de huur van een specifieke zaak, alimentatie of een kredietovereenkomst bij een bepaalde kredietverstrekker.

Onder een titel van de vordering wordt verstaan of de vordering is ontstaan uit een overeenkomst, bijvoorbeeld koop of huur of dat de vordering is ontstaan uit  een verplichting tot schadevergoeding. Met het voorwerp van de vordering is bedoeld de kern van de overeenkomst, bijvoorbeeld een telefonie-abonnement bij een specifiek telecombedrijf, de huur van een specifieke zaak, alimentatie of een kredietovereenkomst bij een bepaalde kredietverstrekker.

e.         de betaaltermijn en de verlengde betaaltermijn van de vordering;

De aanmaning dient te omschrijven wat de oorspronkelijk betaaltermijn was, bijvoorbeeld binnen 14 dagen na facturering. Verder moet in de aanmaning een termijn gegeven worden waarin de betaling moet plaatsvinden.

f.          de datum en het nummer van de factuur.

Verder dient een aanmaning het verschuldigde totaalbedrag te bevatten, opgesplitst in:

a.         de hoofdsom (en de eventuele bijkomende kosten, bijvoorbeeld bezorgkosten);

b.         de hoogte van de verschuldigde rente, het rentepercentage en het tijdvak waarover de rente is berekend en de grondslag van de berekende rente;

Bedenk dat het rentepercentage in geval van de wettelijke rente niet hoeft te worden genoemd; wél in geval van de verschuldigde contractuele rente. Met het tijdvak waarover de rente is berekend is bedoeld vanaf welk moment er sprake is van verzuim. Dit is veelal de (fatale) vervaltermijn van de (termijn)factuur. De grondslag van de berekende rente (wettelijke rente of contractuele rente) is te vinden in de (algemene voorwaarden van de) overeenkomst.

c.         de hoogte van de incassokosten;

d.         de eventuele omzetbelasting als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de omzetbelasting 1968 en het betreffende tarief (als de schuldeiser niet btw-plichtig is);

Bedenk dat de incassodienstverlener de plicht heeft om waar mogelijk de gegevens te verstrekken, ook als die gegevens uitsluitend te traceren zijn door een derde te raadplegen.

Bedenk dat art. 13 lid 2 van de Wki en art. 3 van het Besluit geen overgangsrecht kent. Vanaf 1 april 2024 moet er voldaan worden aan de verplichting om de opbouw van de vordering inzichtelijk te maken, welke verplichting nader is ingevuld in art. 3 van het Besluit. Dit betekent dat voor die gevallen waarin de (oude) aanmaning nog te summier is, zo spoedig mogelijk alsnog een beschrijving van de vordering moet volgen of zodra de schuldenaar erom verzoekt. Het nieuwe art. 13 lid 2 Wki legt de verplichting op om ten minste één keer (zo spoedig mogelijk) een gedetailleerde aanmaning te versturen om vervolgens te volstaan met een summiere aanmaning waarin verwezen wordt naar de gedetailleerde. Mocht de schuldenaar desalniettemin na verloop van tijd toch weer een gedetailleerde aanmaning verlangen, is het incassobureau toch weer verplicht om de schuldenaar uitgebreid te informeren over het hoe en waarom van de vordering.

6.3. Omgangseisen en informatieverplichting richting schuldenaren

De incassomedewerker stelt zich bij omgang met de schuldenaar helder, duidelijk, herkenbaar, volledig, eerlijk en juist op. De schuldenaar dient gewezen te worden op zijn rechten en plichten. Indien nodig moet er verwezen worden naar gemeenten die op grond van de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening verplicht zijn hulp te bieden in geval van problematische schulden. Daarnaast moet de incassomedewerker binnen kantooruren op eenvoudige en directe wijze telefonisch en fysiek bereikbaar zijn. Voor wat betreft de tijden dat de schuldenaar niet via elektronische, fysieke en telefonische weg mag worden benaderd wordt aansluiting gezocht bij de tijden waarop gerechtsdeurwaarders exploten mogen uitbrengen: slechts tussen 07.00 en 20.00 uur op gewone werkdagen en niet op een zondag of een algemeen erkende feestdag (zie art. 64 Rv). Beoogd wordt om te voorkomen dat er oneigenlijke druk op de schuldenaar wordt uitgeoefend. Informatie over de rechten en plichten van de schuldenaar houdt onder meer in dat de schuldenaar weet dat er geen verplichting bestaat om de incassodienstverlener te woord te staan of in de eigen woning toe te laten. Verder moet het voor de schuldenaar duidelijk zijn wat de gevolgen zijn als de vordering niet wordt voldaan, welke maatregelen de schuldenaar kan treffen om de vordering te betwisten en hoe bevrijdend kan worden betaald.

Bedenk dat het op basis van een zogenaamde workflow automatisch versturen van elektronische berichten zoals e-mails en smsjes aan de schuldenaar buiten de kantooruren van 7.00 tot 20.00 uur of op zon- en feestdagen niet langer is toegestaan.

Voorbeelden van het uitoefenen van oneigenlijke druk op de schuldenaar betreffen het dreigen met (rechts)maatregelen (beslaglegging zonder vonnis) die juridisch bezien (nog) niet genomen kunnen worden. Als het zondermeer duidelijk is dat een vordering verjaard is, bijvoorbeeld als de schuldenaar terecht een beroep op verjaring heeft gedaan, is het ongepast om die vordering toch proberen te innen. Zo lijkt het erop dat het door een incassobureau aan de schuldenaar toezenden van een concept-dagvaarding een vorm van ongeoorloofde drukuitoefening is en dus niet is toegestaan. Andere voorbeelden van dubieuze incassopraktijken zijn: het niet inhoudelijk reageren op brieven van de schuldenaar, maar wel aanmaningen blijven sturen of herhaaldelijk blijven bellen of smsjes versturen of het dreigen met registratie van persoonsgegevens op een zogenaamde zwarte lijst.

Bedenk dat de deurwaarder bij de uitvoering van zijn incassowerkzaamheden op zijn briefpapier en website dient te vermelden dat hij is ingeschreven in het gerechtsdeurwaardersregister. Ook moet zijn bezoek-, post- en emailadres en telefoonnummer genoemd worden. In brieven en e-mails wordt deze informatie opgenomen en verwezen naar de website.

6.4. Inrichting van werkzaamheden en administratie

De incassodienstverlener dient een zodanige administratie te voeren dat altijd het aantal vorderingen per schuldenaar en de stand van het incassotraject inzichtelijk is. Van iedere incasso-opdracht dient een dossier aangemaakt te worden waarin de opdracht en de documenten die betrekking hebben op die opdracht beschikbaar zijn. Bedenk dat beschikbaarheid volstaat; het daadwerkelijk bewaren of opnemen van de opdracht en de onderliggende (bewijs)stukken in het dossier is niet nodig. Het komt namelijk voor dat in één incasso-opdracht grote aantallen vorderingen met verschillende schuldenaren zijn vervat (zie de nota van toelichting, p. 21 van het Besluit).

Het incassodossier dient in ieder geval de factuur of het voorwerp en de titel van de betalingsverplichting te bevatten. Ook de gemaakte (betalings)afspraken met de schuldenaar moeten vastgelegd zijn. Tot ten minste twee jaar na het sluiten van het dossier moeten de gegevens bewaard blijven. Deze verplichting staat los van een op basis van andere regelgeving gegeven langere bewaartermijn, bijvoorbeeld die van Algemene wet inzake rijksbelastingen, de Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting of de Gerechtsdeurwaarderswet of -verordening. De bedrijfsvoering moet zodanig zijn ingericht.

Bedenk dat formeel de verplichting bestaat om te beschikken over (een kopie van) de oorspronkelijke factuur (zie art. 5.1 lid 2 aanhef en onder b Besluit). Als deze factuur niet voorhanden is, kan volstaan worden met het voorwerp en de titel van de oorspronkelijke vordering (zie art. 5.1 lid 2 aanhef en onder b Besluit).

6.5. Klachtenregeling

Een incassodienstverlener moet beschikken over een klachtenprocedure met het oog op de behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten. De procedure moet onder andere voorzien in hoe een klacht kan worden ingediend, wie de klacht behandelt en binnen welke termijn afhandeling gebruikelijk is. De ontvangst van een klacht moet binnen twee werkdagen schriftelijk worden bevestigd. Ook geldt er de verplichting om aangesloten te zijn bij een geschillenregeling (welke geschillenregeling vervangen is door een tuchtrechtprocedure in geval van een gerechtsdeurwaarder of advocaat).

7. Doorberekening kosten van aanvraag en toezicht

Op grond van art. 20 Wki worden de kosten die samenhangen met de uitvoering van de Wki ten laste gebracht van de incassodienstverlener. De eenmalige kosten voor de aanvraag van de registratie bedragen € 2200 per incassodienstverlener, vermeerderd met € 600 per bestuurder van de onderneming. De jaarlijkse kosten van toezicht bedragen € 1800 voor incassodienstverleners die een eenmanszaak voeren en € 7400 voor alle incassodienstverleners.

8. Cumulatieregeling

Aan art. 6:96 BW wordt een nieuw lid 8 toegevoegd, luidende:

“Zijn op grond van eenzelfde rechtsverhouding termijnbetalingen verschuldigd en wordt aangemaand als bedoeld in lid 6 voor een termijnbetaling waarvoor op grond van de in lid 5 bedoelde algemene maatregel van bestuur de laagste vergoeding geldt, dan wordt voor de berekening van de vergoeding vanaf de dag dat wordt aangemaand, rekening gehouden met een of meerdere aanmaningen voor termijnbetalingen die geheel of gedeeltelijk onbetaald zijn gebleven in een periode van zes maanden voorafgaand aan de dag van de aanmaning.

De in de eerste zin genoemde algemene maatregel van bestuur bevat nadere regels voor de vergoeding. Hierin wordt, in afwijking van lid 7, tevens de vergoeding bepaald in het geval één aanmaning meerdere termijnbetalingen betreft. Van dit lid kan niet ten nadele van de in lid 5 bedoelde schuldenaar worden afgeweken.”

Deze wetswijziging leidt tot aanpassing van art. 2a van het Besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten (Bik). Stapeling van incassokosten moet zo veel mogelijk voorkomen worden. Er geldt een optelregel van incassokosten voor termijnbetalingen als die termijnbetaling niet meer is dan € 266,67. Dit is in de praktijk meestal het geval bij duurovereenkomsten of een abonnement betreffende de levering van water, gas, internet of telefoon. Tot en met het laatstgenoemde bedrag bedragen de incassokosten immers 15% van de hoofdsom, met een minimum van € 40. Bij termijnbetalingen van maximaal € 266,67 zijn de incassokosten afhankelijk van het aantal na aanmaning niet tijdig betaalde termijnen binnen een periode van zes maanden. Er wordt bij elke nieuwe aanmaning zes maanden teruggekeken voor het in rekening brengen van incassokosten. De cumulatieregel is niet van toepassing op kleine “eenmalige” vorderingen die niet voortvloeien uit een duurovereenkomst. Soms is het nodig een factuur te splitsen om te ontdekken welke vordering (termijnbedrag) voortvloeit uit een duurovereenkomst en welke vordering “eenmalig” is. 

Het nieuwe art. 2a van de Bik luidt als volgt:

“De vergoeding bedoeld in art. 6:96 lid 8 BW bedraagt voor de eerste termijnbetaling waarvoor de laagste vergoeding geldt in een periode van zes maanden € 40 en voor volgende van deze termijnbetalingen in deze periode € 20. Wanneer in één aanmaning wordt aangemaand voor meerdere termijnbetalingen, waarvoor tenminste één termijnbetaling de laagste vergoeding geldt, bedraagt de vergoeding het hoogste bedrag dat voor een van de betreffende termijnbetalingen in rekening kan worden gebracht.”

Het maximumbedrag aan incassokosten komt per zes maanden op € 40 (m.b.t. de eerste onbetaalde termijn) + 5 x € 20 (voor de tweede tot en met de zesde termijn) = € 140 als het gaat om aansluitende gelijke termijnbedragen die lager of gelijk zijn aan € 266,67. Met andere woorden, als bij een termijnbetaling, lager dan of gelijk aan € 266,67, in de afgelopen zes maanden al een keer incassokosten in rekening zijn gebracht, mag voor deze nieuwe termijn nog slechts € 20 worden gerekend in plaats van € 40. Wanneer het gaat om meerdere openstaande termijnbedragen, waarvoor in één 14-dagenbrief wordt gesommeerd, geldt het hoogste bedrag aan incassokosten dat voor één van de betreffende termijnen in rekening kan worden gebracht. De incassokosten worden dan niet over de som van de termijnbedragen berekend. Mochten termijnbedragen van hoger dan € 266,67 niet betaald zijn en de termijnenbedragen niet aansluiten, kan dat leiden tot een lastige rekensom die aan de hand van het onderstaande stappenplan gemaakt kan worden.

Volgens het Besluit treedt het nieuwe art. 6:96 lid 8 BW in werking op 1 oktober 2024. Op dat moment is elk incasso-, gerechtsdeurwaarders- en advocatenkantoor gebonden aan de nieuwe wetgeving. Dit betekent dat de hoogte van de incassokosten met betrekking tot (oude) vorderingen die nog niet geïncasseerd zijn, gewijzigd kunnen worden. Er geldt immers geen overgangsrecht.

Ook een schuldeiser die zelf het incassotraject uitvoert, bijvoorbeeld een drinkwaterbedrijf of een energiemaatschappij, is eraan gebonden, omdat het een wijziging van een wetsartikel uit het Burgerlijk Wetboek betreft. Het betreft geen wijziging van de Wki als zodanig. Van art. 6:96 lid 8 BW en art. 2a Bik mag wel ten voordele, maar niet ten nadele van de consument/schuldenaar worden afgeweken. Er mogen dus lagere bedragen in rekening worden gebracht.

8.1 Stappenplan cumulatieregel

Om enig inzicht te geven in de cumulatieregel hebben we een stappenplan bedacht. Dit ziet er als volgt uit:

cumulatieregel.png

 

9. Civielrechtelijke gevolgen, geldend vanaf 1 oktober 2026

Een schuldenaar is niet gehouden een vordering tot betaling van een geldsom te voldoen jegens een onbevoegde incassodienstverlener. Vanaf de dag dat er door een niet-geregistreerd incassobureau is aangemaand is er geen wettelijke rente verschuldigd (art. 18 lid 1 Wki). Een schuldenaar is geen incassokosten verschuldigd als de incassodienstverlener niet geregistreerd is. De incassokosten zijn evenmin verschuldigd als een volgende en wel bevoegde incassodienstverlener het dossier behandelt (art. 18 lid 2 Wki). Het is dus onverstandig dat de schuldeiser zaken doet met een niet-geregistreerd incassobureau. Volgens het Besluit gaat deze wetsbepaling in op 1 oktober 2026.

10. Toezicht en handhaving

Ter bevordering van de kwaliteit van incassobureaus is er een wettelijke toezichthouder en een handhavingssysteem op het naleven van de wettelijke vereisten geïntroduceerd. Handelen in strijd met de Wki levert een economisch delict op. Toezicht wordt uitgeoefend door de Minister van Justitie en Veiligheid, in het bijzonder de Inspectie Justitie en Veiligheid. Zo kan er een last onder dwangsom (art. 15 Wki) of een bestuurlijke boete (art. 16 Wki) worden opgelegd. Ook een doorhaling van de inschrijving in het incassoregister behoort tot de mogelijkheden (art. 17 Wki). Het BFT komt de bevoegdheid toe om een last onder dwangsom of een bestuurlijke boete op te leggen aan gerechtsdeurwaarders.

11. Overgangsrecht

Voor de huidige marktpartijen die vóór de inwerkingtreding van de Wki al onafgebroken incassowerkzaamheden uitvoeren of aanbieden, geldt een overgangsperiode van één jaar betreffende de inschrijfplicht (art. 28 Wki). Aldus moet uiterlijk op 31 maart 2025 de registratie van vóór 1 april 2024 bestaande incassodienstverleners voltooid zijn. Het overgangsrecht werkt niet voor de eisen van vakbekwaamheid, de inzichtelijkheid van de vordering en een correcte omgang met de schuldenaar. Toch is in art. 10.1 van het Besluit voorzien dat in het eerste jaar vanaf de inwerkingtreding van het Besluit nog niet hoeft te worden voldaan aan de opleidingseis en aan de eis om een actualiteitencursus en een intervisiebijeenkomst te volgen.

12. Inwerkingtreding

De Wki treedt in werking op een bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip, dat voor de verschillende artikelen of onderdelen daarvan verschillend kan worden vastgesteld. Dit is inmiddels gebeurd. De Wki treedt in werking per 1 april 2024.

13. Tenslotte

Aan deze notitie kunnen geen rechten worden ontleend. We aanvaarden geen enkele aansprakelijkheid. De ministeriële regeling is immers bij het schrijven van dit artikel nog niet gepubliceerd. Hoe de (bewust gekozen open normen van de) Wki en het daarop gebaseerde Besluit, alsook de cumulatieregel uit het BW moet worden toegepast, wordt immers bepaald door de toezichthouders. Ook de rechtspraak speelt hierin een voorname rol. Het is een kwestie van voortschrijdend inzicht in de materie. De tijd zal het leren.